Episode 31

Transkript der Episode

Veränderungen entschlüsseln – für mehr Erfolg und Gesundheit Lenz 4 Business – der Podcast für Menschen und Organisationen von und mit Maike Lenz-Scheele.

Hallo, hier spricht Maike. In der heutigen Folge geht es um Ablenkungen im beruflichen Kontext und wie wir besser damit umgehen können. Wie wir es schaffen, konzentrierter zu arbeiten und was die Zahnpastatube mit meiner Übersprungshandlung zu tun hat. Der Titel dieser Episode heißt „In Wahrheit bin ich ganz anders. Ich komme nur so selten dazu.“ Ja, wir alle haben ein Bild von uns selbst, wie wir gerne wären und wie wir uns selbst aus der Vergangenheit kennen. Diese Vorstellungen stimmen teilweise nicht mit der gelebten Realität überein. Tatsächlich leben wir in Realitätskonstruktionen und außerdem verändern wir uns permanent, wodurch wir in verschiedenen Kontexten anders reagieren. Wir könnten versuchen oder es als unsere Aufgabe sehen, möglichst viele Anteile und Seiten von uns selbst zu entdecken und kennenzulernen in dem Bewusstsein, dass wir aufgrund der eigenen Vielseitigkeit immer wieder Neues über uns herausfinden, dürfen wir uns auch fragen, welche Seite sich denn jetzt gerade zeigt, welcher Anteil im Moment spricht oder sich zeigen möchte. Im Laufe unseres Lebens werden immer wieder neue Facetten unseres Selbst zum Vorschein kommen. Manchmal werden wir davon überrascht, manchmal merken wir es gar nicht. Ein achtsamer Umgang mit dem Wissen um die eigenen Anteile hilft uns selbst immer besser zu verstehen und diese auch zuzulassen, was zu innerer Harmonie und Akzeptanz führt. Wie schaffe ich es, konzentrierter zu arbeiten? Sich immer wieder abzulenken, kann ein Verdrängungsmechanismus sein, eine Gewohnheit oder auch ein Anteil unserer Persönlichkeit. Gewohnheiten werden häufig mit Realitäten verwechselt. Wir meinen dann, es gäbe so viele Baustellen, auf denen wir gefragt sind. Dabei haben wir uns nur angewöhnt, jede zu betreten, sei sie für uns wichtig oder auch nicht.

Lassen wir uns ständig ablenken und bleiben nicht an einer Sache dran. Leidet die Leistungsfähigkeit und oft auch die Zielerreichung und der Zielerreichung, kann man den Abschluss eines Projektes wie auch die gelungene Zusammenarbeit mit Kollegen und Kunden verstehen, die zur Wertschöpfung des Unternehmens beitragen. Wenn wir uns häufig ablenken lassen, sind wir oft nicht erfolgreich, vor allem, wenn wir allein tätig sind. Es gibt jedoch auch geschäftliche Konstrukte, bei denen mindestens ein kreativer Kopf ständig neue Ideen spinnt und Innovationen erschließt, im Hintergrund aber dann ein beständiges Team sitzen hat, das seine Ideen in die Materie bringt und bis zum Schluss umsetzt. Dieses weit verbreitete Geschäftsmodell kann sehr gut funktionieren. Wenn wir also wissen, dass wir uns gerne ablenken lassen und dies kein Verdrängungsmechanismus ist, sondern ein großer Anteil unserer Persönlichkeit, macht es Sinn, einen Aufgabenbereich zu übernehmen, bei welchem genau diese Eigenschaft gefragt ist? Bzw gelebt werden kann? Andersherum gibt es Menschen, die sehr gerne die Bewahrer und die Pfleger oder aber die Realisierer und Umsetzer sind. Tun sich nun Menschen mit diesen unterschiedlichen Qualitäten zusammen, können hervorragende Teamergebnisse erzielt werden. Ablenkungen im beruflichen Kontext sind vor allem die große Anzahl an Emails, weil viel zu viele Kollegen ins CC gesetzt werden, obwohl es die Hälfte nicht betrifft. Das Hetzen von Termin zu Termin ohne den Einbau von Pufferzeiten. Kollegen, die mal eben kurz etwas fragen wollen. Das Gespräch zieht sich dann eine halbe Stunde das Smartphone, von dem die uhrzeit abgelesen wird.

Es zeigt dann plötzlich Nachrichten aus den sozialen Medien, die uns ablenken. Familienmitglieder, die während des Homeoffice mit privaten und den Arbeitsprozess behindernden Angelegenheiten stören. Diese ganzen möglichen Unterbrechungen führen zu fragmentierten Arbeitsprozessen, welche die Produktivität enorm senken. In Unternehmen können solche Arten der Ablenkung auch Businesstheater genannt werden. Hier existieren verschiedene Praktiken, die sich dadurch auszeichnen, dass sie von heute auf morgen verändert werden könnten. Wir könnten uns merken, dass reine Ablenkungen von heute auf morgen verändert werden können. Echte Inhalte hingegen können nicht so schnell verändert werden. Hier ein paar Beispiele für schnell änderbare Praktiken Der Umgang mit dem Dresscode. Wie viel Zeit und Energie werden dafür genutzt, einen Dresscode zu bestimmen und dessen Einhaltung auch zu kontrollieren? Die Arbeitsortvorgabe Wie ausführlich oder übertrieben werden Arbeitsorte ausgewählt? Spielen diese wirklich so eine große Rolle? Wie schnell Mitarbeiter ins Homeoffice wechseln können und ganze Abteilungen remote arbeiten, hat die Korona Pandemie gezeigt. Die Mitarbeiterbefragung laufen Mitarbeiterbefragungen ins Leere. Die. Die Resultate nicht ausgewertet oder genutzt werden, sind sie reine Ablenkungen. Manchmal dienen sie als Alibi, um sich selbst sagen zu können, wie aktiv Mitarbeiterzufriedenheit gelebt wird, obwohl eigentlich außer dem großen Aufwand und der damit verbundenen Zeit aller Teilnehmenden nichts verändert wird. Dokumentationen für was und für wen wird dokumentiert und ist dies überhaupt notwendig? Oder sind Dokumentationen plus Ablenkungen CC by Emails? Vordergründig soll dies für Transparenz sorgen. Häufig betreffen uns die weitergeleiteten Mails jedoch gar nicht. Und das einmal querlesen oder allein die durch das Popup hervorgerufene Unterbrechung sorgt für Ablenkung. Die Zeit, um sich damit zu beschäftigen und entscheiden zu müssen, ob die Mail für uns irgendeine Relevanz hat, beinhaltet eine unnötige Ablenkung.

Die Meetingkultur auch. Diese Termine sind oft Ablenkungen, da wir meist nur für einen Bruchteil der Sitzung selbst mit unserem Know how und unserer Meinung gefragt sind. Der Rest wird abgesessen und gedanklich woanders verbracht. Es herrscht ähnlich wie in Schulzeiten eine Anwesenheitspflicht, aber eigentlich lenkt man die Menschen mit diesen Unterbrechungen davon ab, dass sie richtig arbeiten, und hält sie nur beschäftigt. Lösungen für den Umgang mit Ablenkungen. Wir dürfen lernen, Ablenkungen als Einladungen zu betrachten, das heißt, wir können sie annehmen oder uns dagegen entscheiden und sie einfach weiterziehen lassen. In diesem Zusammenhang ist das Registrieren eines bewussten Prozesses wichtig. Wir werden dadurch Handlungs- und entscheidungsfähig. Wir können, aber müssen nicht. Oft befinden wir uns in solch einer Trance, dass wir meinen, uns von allen Unterbrechungsangeboten ablenken lassen zu müssen. Dabei sind es eben nur Angebote und keine Verpflichtungen. Es ist sinnvoll, die bestehenden Praktiken im Unternehmen zu hinterfragen. Was ist wirklich notwendig und was dient eben nur dazu, die Mitarbeiter zu beschäftigen? Und was führt zu richtiger Arbeit, so dass die Mitarbeiter wirklich produktiv sein können? Grundsätzlich ist es äußerst sinnvoll, konzentrierte Arbeitszeiten einzurichten. Dazu benötigt es gewisse Rahmenbedingungen, die stimmen müssen. Diese brauchen die Abstimmung mit Teammitgliedern oder auch der Familie, je nachdem in welchem Kontext gearbeitet wird. Diese Zeitblöcke tragen wir am besten in unseren eigenen Kalender ein, aber auch in die, welche wir mit anderen teilen. Mit der entsprechenden Selbstfürsorge können wir uns darum bemühen, dass Pop Up Nachrichten ausgeschaltet sind und dass wir das Smartphone nicht benutzen, auch nicht, um die Uhrzeit abzulesen, denn schon sind wir wieder in der Ablenkung, falls weitere Nachrichten auf dem Bildschirm zu lesen sind.

Deutlich einfacher gelingt dies, wenn ganze Teams, Abteilungen oder sogar das gesamte Unternehmen Zeiten für konzentriertes Arbeiten einrichten. Mit dem Installieren von sogenannten Fokuszeiten beispielsweise zwischen neun und 11:00, wird die interne Kommunikation außerhalb dieses Zeitfensters angelegt. Mitarbeiter haben so die Möglichkeit, ohne Ablenkung an ihren Aufgaben dranzubleiben und diese konzentriert abzuarbeiten. Ein neuer Umgang mit Meetings wäre, diese als Ausnahme anzusehen und bei der Durchführung von Meetings auf bestimmte Dinge zu achten, so dass beispielsweise immer eine Person für die Planung und Durchführung der Meetings verantwortlich ist und weitere verschiedene Rollen vergeben werden. Es können sich auch Teams zusammensetzen und sich gemeinsam der Frage widmen, was das Umsetzen von allseits bekannten Meeting-Regeln so schwierig macht. Im weiteren Verlauf darf dann geschaut werden, was für Maßnahmen das Umsetzen denn besser ermöglichen können und dabei dann auch das eigene Verhalten betrachtet werden. Regeln und Prinzipien gibt es genug, zum Beispiel ausreichend Pufferzeit einzuplanen oder auch ganz selbstverständlich achtsam mit der Zeit anderer umzugehen. Weiterführende Informationen zu den Möglichkeiten, Meetings zielführend durchzuführen, finden sich in dem Buch. Endlich wieder konzentriert arbeiten. Von Vera Starker und Matthias Schneider. Der im Buch beschriebene Ansatz des TFC, das heißt The Focused Company, spricht sich dafür aus, Meetings als Ausnahme anzusehen. Bevor wir Meetings strukturieren, dürfen wir klären, was Ziel, Sinn und Zweck der Meetings sind.

Da diese bei näherer Betrachtung wirklich häufig überflüssig erscheinen. Im nächsten Schritt wird die Art des Meetings kategorisiert in Entscheidungs, Meetings, Diskussions Meetings und Informations Meetings. Stellen wir fest, dass es reine Informations Meetings sind, können diese durch Infomails ersetzt werden oder zumindest der Teil, der davon betroffen ist. Die vorher benannte verantwortliche Person würde diese Kategorisierung übernehmen und klären. Wichtig scheint auch zu definieren, ob es sich um ein Meeting oder um einen Workshop handelt. Denn gibt es einen hohen Erarbeitungsanteil? Ist ein Workshop statt eines Meetings besser geeignet? Es macht also Sinn, ein Meeting zu durchdenken, statt es einfach nur anzuberaumen. Wir dürfen auch die Anzahl der Teilnehmer begrenzen und uns fragen, für wen es wirklich notwendig ist, teilzunehmen und ob jeder bei allen Teilen des Meetings anwesend zu sein braucht oder lieber nur bei einem bestimmten Bereich. Auch im privaten Bereich werden wir mit Ablenkungen überhäuft, allen voran die sozialen Medien, die mit einem Blick auf Smartphone direkt präsent sind und eine magische Anziehungskraft auf uns ausüben. Hier macht es genauso Sinn, für sich selbst Bildschirmzeiten vorzugeben, um effektiver und konzentrierter an einer Sache dranbleiben zu können. Viele Eltern kennen auch die Ablenkungen, die mit dem Thema der Kindererziehung einhergehen Soziale Arbeit, die in den Kindergärten und Schulen geleistet werden möchte, das Teilnehmen an gewissen Festen und Veranstaltungen, die Unterstützung des Sport oder Musikvereins vor Ort. An allen Stellen ist unsere Unterstützung gefragt und dies ist oft mit einem schlechten Gewissen verbunden, wenn wir nicht aushelfen, unterstützen, mitmachen etc. Wir dürfen uns trotzdem immer wieder bewusst machen, dass wir selbst die Entscheidung treffen, eine Ablenkungseinladung nachzukommen oder nicht.

Als Schlüsselmoment möchte ich mit dir etwas teilen, das zurückgeht auf die Zeit, als ich so in der Mitte meiner 20er Jahre war. Ich habe da ein Phänomen kreiert, bei dem sich eine Seite von mir zeigte, die vorschnell gehandelt und gesprochen hat aus einem Gefühl heraus, Verantwortung übernehmen zu müssen. Dieses Da muss sich doch jemand drum kümmern. Und die einzige Person, die dafür in Frage kam, war ich. Hinterher habe ich mich über Tage und manchmal auch Wochen schlecht gefühlt, weil ich die Worte nicht zurücknehmen konnte. Und da gibt es ja den Spruch mit der Zahnpastatube, der nur zu wahr ist. Worte sind wie Zahnpasta. Sind sie erstmal draußen, bekommt man sie nicht wieder zurück. Ich erinnere mich an eine Situation bei einer Großveranstaltung und ich bin ja vom Erstberuf her Tanzpädagogin und habe bei einigen Veranstaltungen mitgewirkt, wo gleichzeitig mehrere 100 Menschen in einer Halle oder einem Sportfeld koordiniert werden mussten. Wenn ich gesehen habe, dass irgendwo etwas schieflief, dann bin ich reingesprungen und habe versucht, die Situation zu retten. Jemanden etwas zugerufen oder wohin geschickt? Manchmal hatte es den gewünschten Effekt gebracht, aber meistens war es völlig unnötig und hat Situationen auch verschlimmbessert. Hinterher habe ich mich dann gefragt Warum hast du das gemacht? Warum hast du das gesagt? Das habe ich lange nicht verstanden und war unzufrieden mit mir selbst. Wie läuft das jetzt ab? Ich nehme den Impuls wahr, denn diese Persönlichkeitsanteile habe ich ja weiterhin, Aber ich reagiere nicht mehr sofort darauf in der altbekannten Weise.

Es hat viel mit Impulskontrolle zu tun, diese Impulse durchaus zu spüren, aber ihnen nicht nachgeben zu müssen. Ich muss nicht mehr auf jedes Pferd aufspringen, nur weil ich es könnte. Mit der Zeit werden die Impulse weniger und nicht mehr so stark. Und neulich hatte ich dann meinen Schlüsselmoment. Ich habe innegehalten und mich bewusst dafür entschieden, in die Bresche zu springen und bei einer großen Polonaise dafür zu sorgen, dass es kein Tohuwabohu gab. Und da bin ich ganz ruhig wieder zurück zu meinem Platz gegangen und alles war gut. Keine innere Aufregung, keine Fragen. Das habe ich rückblickend als sehr wohltuend erlebt. Und so ein Impuls von innen zu einer spontanen Handlungsaufforderung ist hier auch nur die Einladung, eine Ablenkung. Und ich entscheide, wie ich auf diese Einladung reagiere. Annehmen oder nicht. Ich kann nur sagen, dass ich mich im Laufe der Jahre zu der Person entwickelt habe, die ich sein möchte. Der Titel dieser Episode ist. Ja, in Wahrheit bin ich ganz anders. Ich komme nur so selten dazu. Ja, ich komme dazu, die zu sein, die ich bin. Und das hat nichts mit dem Alter an sich zu tun und geschieht auch nicht von selbst. Wie? Man bekommt Falten und man wird auch ruhiger und reagiert nicht mehr so übersprungsmäßig. Nein, das sind Entscheidungen, die ich getroffen habe. In diesem Sinne entscheide bewusst, ob du die Einladung der diversen Ablenkungen annehmen möchtest oder nicht. Für mehr Gesundheit und Erfolg.

Veränderungen entschlüsseln für mehr Erfolg und Gesundheit Lenz 4 Business Der Podcast für Menschen und Organisationen von und mit Maike Lenz-Scheele.